Manual del Sede Admin

01 Introducción #

Rutina+ es la plataforma del gimnasio. Vos sos Sede Admin: administrás una sede en concreto (no el gimnasio entero). Tu trabajo es operar el día a día de esa sede:

• Llevar el control de asistencia y check-in (kiosco y opcionalmente molinete).
• Armar y manejar las clases grupales de tu sede.
• Gestionar a los entrenadores asignados a la sede.
• Gestionar a los clientes y a los socios (con sus membresías).
• Consultar estadísticas y reportes de ingresos.
• Configurar los datos de tu sede (logo, dirección, teléfono).

La suscripción a Rutina+, la facturación al gimnasio, la creación de sedes, los planes de socios, la conexión con Mercado Pago, las máquinas con QR y la nutrición los maneja el Gym Admin (no vos).

02 Qué te diferencia del Gym Admin #

03 Acceso y primer login #

3.1 Tu cuenta la crea el Gym Admin

Vos no te registrás solo: el Gym Admin te da de alta como administrador de una sede específica y te llega un email con tus credenciales.

3.2 Primer login

• Ingresá con el email y la contraseña temporal que te dieron.
• La primera vez la app te lleva a una pantalla para cambiar la contraseña (mín 8 caracteres). No se puede saltear.
• Si después la olvidás, usá ¿Olvidaste tu contraseña? desde el login — te llega un link válido por 1 hora.

3.3 Tu scope

Apenas entrás, todo lo que ves está acotado a tu sede:

• En el menú tu nombre aparece con la etiqueta "sede admin".
• El breadcrumb dice "Sede" en vez de "Gimnasio".
• Los datos (clientes, socios, entrenadores, KPIs, reportes) los filtra la app por tu sede automáticamente.

3.4 Si te falta sede asignada

Si tu cuenta no tiene una sede vinculada, vas a ver el mensaje "No hay una sede asociada a tu cuenta. Contactá al administrador del gimnasio.". Pedile al Gym Admin que te asigne a una sede.

3.5 Si el gimnasio tiene marca propia

Algunos gimnasios usan Rutina+ con su propio nombre, logo y colores, en una dirección propia (un subdominio del estilo tugym.rutinamas.com.ar). En ese caso entrás por ese subdominio y ves tu panel con la marca del gimnasio. Todo lo demás funciona igual.

04 El menú lateral #

Operación

• Dashboard — vista general de la sede.
• Asistencia — frecuencia de los socios, check-ins recientes, socios dormidos.
• Kiosco — link/QR para check-in en la tablet de la puerta + control de acceso.
• Clases: las clases grupales de tu sede, con su cupo y su calendario. (Mirá §8.)

Personas

• Entrenadores — alta y gestión de los entrenadores de tu sede.
• Clientes — alta y gestión de clientes asignados a un entrenador de la sede.
• Actividad — qué hicieron los socios de tu sede y cuándo. (Mirá §11.)

Cobros

• Socios — estado de membresía y pagos de tus clientes.
• Planes de socio — las membresías del gimnasio (los crea el Gym Admin; vos los ves y los asignás).
• Reportes — reporte de ingresos por membresías de tu sede.

Gestión

• Ejercicios — catálogo del gimnasio (solo lectura para vos).

Análisis

• Estadísticas — analytics de la sede.

Mi sede

• Ajustes: datos de la sede, logo, tu cuenta, contraseña y tamaño de letra.

El tema claro u oscuro se cambia desde Tema, en el pie del menú.

05 Dashboard #

Encabezado

• Título con el nombre de tu sede (ej. "Sede Centro").
• Selector de período.
• Acciones rápidas: Agregar Cliente, Agregar Entrenador, Ver Clientes.

KPIs (4 tarjetas)

• Entrenadores — en esta sede.
• Clientes activos — en esta sede.
• Asignaciones activas — esta semana.
• Completitud — % con delta vs el período anterior.

Cards

• Esta semana: barra con "X / Y ejercicios completados" y comparativa.
• Tendencia 8 semanas: gráfico de línea.
• Entrenadores de la sede: nombre, cantidad de clientes, barra de completitud.
• Top clientes: ranking por completitud.

Widgets según el plan del gimnasio

06 Asistencia #

Encabezado

• Selector de período.
• Exportar CSV — descarga archivo con columnas socio, visitas, ultima_visita. Se deshabilita si no hay datos.

KPIs (2 tarjetas)

Visitas totales · Socios únicos.

Card "Frecuencia"

Tabla con Socio | Visitas | Última visita. Ordenable.

Card "Últimos check-ins"

Nombre, fecha/hora y fuente (Kiosco o App).

Card "Socios dormidos"

• Selector Días sin venir: 7 / 14 / 30 (default 14).
• Tabla: Socio | Última visita | Días sin venir.

07 Kiosco (check-in en la puerta) #

Para qué sirve

Generar un link/QR para usar en la tablet de la entrada. Opcionalmente, podés conectar un webhook de control de acceso (un molinete o cerradura inteligente) y bloquear el ingreso a quienes tengan cuota vencida.

Card "Modo kiosco"

Descripción: "Generá un link para abrir el kiosco de check-in en la tablet de la puerta. Cualquiera con el link puede registrar asistencia en esta sede; revocalo cuando quieras."

Estados posibles:

• Cargando…
• Sin link → botón Generar link de kiosco.
• Link activo: input readonly con la URL + botones Copiar → "Copiado", Abrir kiosco, Revocar.
• Bloque del QR con Descargar (PNG) e Imprimir.

Card "Control de acceso (molinete/puerta)"

• Habilitar control de acceso (checkbox).
• URL del webhook.
• Bloquear socios con cuota vencida (checkbox).
• Secreto de firma.
• Botones: Generar secreto / Regenerar, Guardar, Probar webhook.

Cómo entra el socio

• En la tablet del kiosco: el kiosco pide "Ingresá tu código de socio o DNI". Si el gimnasio tiene marca propia, el kiosco se ve con esa marca.
• Con su celular: en Kiosco tenés el bloque "QR de puerta" ("Escaneá este código con la app Rutina+…"). Dejalo a la vista en la entrada: el socio abre la app, toca Escanear QR de ingreso, apunta al código y su entrada queda registrada.

08 Clases de tu sede #

Para qué sirve

Armar y manejar las clases grupales de tu sede (spinning, yoga, funcional, etc.): creás la clase, le ponés cupo y horarios, y los socios se anotan desde la app o desde la web. Las sesiones llenas pasan a lista de espera. Está en el menú Operación → Clases.

Qué podés hacer

• Crear clases con Nueva clase, con horarios recurrentes (días fijos de la semana) o sueltos (una fecha).
• Editar una clase: cambiar sus datos, sumar o quitar horarios y agregar sesiones sueltas.
• Archivar una clase que ya no se da.
• Ver la agenda de tu sede en vista Semana o Mes.
• Ver inscriptos de cada sesión (tanto los Anotados como los que están en Lista de espera).
• Cancelar una sesión puntual (por ejemplo, si el profe se enfermó) sin tocar el resto de los horarios.
• Exportar la agenda en PDF para descargar o mandar por mail (al staff, al pizarrón, etc.).

Crear una clase

1. Entrá a Operación → Clases y tocá Nueva clase.
2. Ponele nombre (Pilates, Boxeo, Spinning…).
3. Cargá el cupo (cuántos entran por clase), la duración y un color.
4. Elegí los días en que se repite y la hora, o armala como sesión suelta.
5. Tocá Crear clase. Los socios ya se pueden anotar.

La ubicación queda fija en tu sede: no hace falta elegirla.

Cómo se anotan los socios

Desde la app o desde la web (Más → Clases). Si la sesión está llena, entran a la Lista de espera: si se libera un lugar, entran solos y les llega el aviso. Solo se anotan los que tienen la cuota al día, salvo que el Gym Admin apague esa exigencia en los ajustes del gimnasio.

09 Entrenadores #

Para qué sirve

Sumar entrenadores nuevos a tu sede o asignar entrenadores que ya existen en el gimnasio. También podés sacarlos de la sede.

Encabezado

• Buscador "Buscar entrenador…".
• Asignar existente (ghost) — abre modal.
• Primary + Nuevo entrenador.

Tabla (vista simplificada para Sede Admin)

Columnas: Entrenador | Acciones (botón Quitar de la sede en rojo).

Modal "Nuevo entrenador"

• Nombre completo (obligatorio).
• Email (obligatorio).
• Especialidad (opcional).
• Biografía (opcional).
• Aviso: "Le enviaremos un email con sus datos de acceso."
• Cancelar | Crear entrenador.

Modal "Quitar entrenador de la sede"

Si tiene clientes a cargo, te pide reasignarlos a otro entrenador antes.

10 Clientes #

Encabezado

Buscador "Buscar cliente…" · Primary + Nuevo cliente.

Tabla

Columnas: Cliente (nombre + email) | Entrenador | Estado | Fecha de baja | Acciones (Membresía).

Acción "Membresía"

Abre el modal con el panel de membresía: ver plan, registrar pago, marcar al día, editar o anular pagos (mirá §12).

Modal "Nuevo cliente"

• Nombre completo (obligatorio).
• DNI *: aparece, y es obligatorio, si los socios del gimnasio entran con el DNI.
• Email (opcional).
• Teléfono (opcional).
• Entrenador (obligatorio) — dropdown con los entrenadores de tu sede.
  • Si tu sede no tiene entrenadores: "No hay entrenadores asignados a esta sede."
• Cancelar | Crear cliente.

Si el gimnasio usa DNI, en la ficha del socio el DNI se puede editar, por si se cargó mal. El socio entra con su DNI sin puntos: en la web el login dice "Entrá con tu DNI." y en la app toca Entrar con DNI.

11 Actividad de los socios #

Para qué sirve

Ver qué hicieron los socios de tu sede y cuándo, sin entrar uno por uno. Es la herramienta para detectar al socio que se está enfriando antes de que se dé de baja.

Dónde está

Menú lateral, grupo Personas → Actividad. Como todo lo tuyo, viene filtrado a tu sede automáticamente.

Qué muestra

• Título "Actividad de los alumnos" y un selector de rango de fechas.
• Por socio: Días entrenados, Ejercicios, Check-ins (los del kiosco de tu sede) y Videos en el período.
• Click en un socio → su línea de tiempo con el detalle, con fecha y hora.
• Si en el período no hizo nada: "Sin actividad registrada".

Las columnas que no aplican aparecen como "no aplica" en vez de un cero engañoso.

12 Socios (membresías) #

Encabezado

Buscador "Buscar socio…".

KPIs (4 tarjetas)

Activos · Por vencer (7 días) · Vencidos · Ingresos del mes.

Filtros

Por estado: Todos / Al día / Por vencer / Vencido / Sin membresía. (El filtro "por sede" solo lo ve el Gym Admin.)

Tabla

Columnas: Socio | Plan | Estado | Vencimiento | Acciones.

Por socio: Ver · Registrar pago (deshabilitado si no tiene plan).

Modal "Registrar pago"

• Método de pago (obligatorio): Efectivo / Transferencia / Tarjeta / Otro.
• Meses: de 1 a 12. Si te paga varios meses juntos, los registrás en un solo pago.
• Monto (pesos) — si vacío usa el precio del plan. No acepta $0: para dejar a alguien al día sin cobrarle, usá Marcar al día.
• Fecha de pago (obligatoria).
• Casilla "El alumno volvió después de un tiempo: el mes arranca el día del pago…": tildala cuando vuelve alguien que dejó de venir, así el mes nuevo se cuenta desde hoy y no desde su vencimiento viejo.
• Nota (opcional).
• Cancelar | Registrar pago.

Fuera de ese caso, el mes nuevo se cuenta desde el vencimiento, no desde el día que pagó. Al socio le llega un comprobante por mail con cada pago registrado.

Anular un pago cargado por error

Abrí el socio con Ver y, en el Historial de pagos, tocá Anular pago. El pago no se borra: queda anulado en el historial y el vencimiento del socio vuelve a donde estaba antes de ese pago.

13 Reportes #

Para qué sirve

Reporte de ingresos por membresías (cuotas cobradas) durante un período.

Encabezado

• Selector de período.
• Exportar CSV — archivo con columnas fecha, socio, plan, método, monto.
• Exportar PDF.

KPIs (4 tarjetas)

Total cobrado · Pagos · Ticket promedio · Socios nuevos.

Cards

• Por método de pago (Efectivo, Transferencia, Tarjeta, Otro).
• Por plan.
• Resumen operativo: Completitud, Socios activos, Vencidos, Morosidad.
• Detalle de pagos: tabla Fecha | Socio | Plan | Método | Monto.

14 Ejercicios #

Para qué sirve

Consultar el catálogo de ejercicios del gimnasio. Los entrenadores los usan para armar rutinas. Solo lectura: vos no podés crear ni borrar; eso lo hace el Gym Admin.

Encabezado

Buscador "Buscar ejercicio…".

Tabla

Columnas: Ejercicio | Grupo muscular | Origen (Global azul / Tuyo verde — del gimnasio).

15 Estadísticas #

Para qué sirve

Analytics de tu sede. Cada widget se desbloquea según el plan del gimnasio; los bloqueados se muestran con candado y un botón Mejorar plan (que el Gym Admin tiene que usar).

Widgets según el plan del gimnasio

16 Qué cambió con los planes del gimnasio #

Por qué te importa

Vos no contratás ni cambiás el plan — eso lo hace el Gym Admin — pero lo que ves en pantalla depende de ese plan. Estos son los cambios que te pueden afectar el día a día.

Hay un plan nuevo: Gym IA Ultra

Ahora los planes del gimnasio son cinco: Gym Free, Basic, Pro, Ultra y IA Ultra. Gym IA Ultra tiene exactamente las mismas funciones que Gym Ultra: lo único que cambia es el volumen mensual de IA y de videos del chat. Para vos, en la práctica, Ultra e IA Ultra se ven igual.

Rutinas y asignaciones dejaron de tener tope

Antes cada plan traía un cupo mensual (por ejemplo 160 asignaciones y 4 rutinas en Gym Free). Ese tope ya no existe en ningún plan. Si un entrenador de tu sede te dice que no puede asignar más semanas, no es por cuota.

Nutrición pasó a estar en todos los planes

El módulo de Nutrición se desbloqueaba desde Gym Pro y ahora está completo desde el Gym Free. Vos igual no lo ves: Nutrición es una sección del Gym Admin, no del Sede Admin.

Los entrenadores tienen chat con los socios

Cada entrenador tiene un chat privado uno a uno con cada socio, en todos los planes. Desde Gym Ultra además pueden mandarse videos de hasta 60 segundos para corregir técnica, con un cupo mensual del gimnasio (300 en Ultra, 1.000 en IA Ultra). El chat también acepta fotos, que no gastan ese cupo de videos.

Si un socio te reporta un problema con un mensaje: cualquiera de las dos partes puede reportar el mensaje desde la propia conversación (lo revisa el equipo de Rutina+, y la otra persona no se entera de quién lo reportó) y bloquear la conversación. El bloqueo corta la mensajería y no corta el entrenamiento: rutina, progreso y clases siguen funcionando igual.

Los entrenadores tienen generadores con IA

Pueden pedirle a la IA un borrador de rutina o de plan de comidas, que la IA arma con ejercicios y alimentos reales del catálogo del gimnasio. El borrador nunca se asigna solo: queda editable y el socio no lo ve hasta que el entrenador lo asigna. El cupo mensual es del gimnasio y se comparte entre todos los entrenadores.

Progreso por ejercicio y Actividad

Desde Gym Ultra, los entrenadores ven la evolución de peso y repeticiones de cada socio por ejercicio, y la Actividad que vos también tenés.

17 Ajustes #

Card "Logo de la sede"

Descripción: "Aparecerá en los PDFs y la app de los clientes asociados a esta sede." Subir, reemplazar o eliminar el logo.

Card "Ajustes de sede"

• Nombre (obligatorio).
• Dirección (opcional).
• Teléfono (opcional).
• Guardar cambios → "✓ Guardado" por 3 segundos.

Card "Ajuste de usuario"

Tu cuenta (Nombre, Email — solo lectura) y "Cambiar contraseña":

• Contraseña actual (obligatoria).
• Nueva contraseña (obligatoria, mín 8).
• Confirmar nueva contraseña — debe coincidir.
• Cambiar contraseña → "✓ Actualizada".

Tamaño de letra

Agrandás o achicás la letra de la web si te cuesta leer.

El tema claro u oscuro no está en Ajustes: se cambia desde Tema, en el pie del menú lateral.

18 Glosario rápido #