Manual del Gym Admin

01 Introducción #

Rutina+ es la plataforma SaaS para que vos, como Gym Admin (administrador general del gimnasio), gestiones todo tu negocio desde un solo lugar:

• Sedes — todas las ubicaciones físicas del gimnasio.
• Entrenadores y clientes — del gym y por sede.
• Socios y membresías — cuotas mensuales, trimestrales, etc.
• Asistencia y kiosco — check-in en la puerta con QR + integración opcional con molinete.
• Clases grupales: con cupo, horarios y lista de espera.
• Catálogo de ejercicios del gimnasio y máquinas con QR para que el socio vea cómo se hace cada ejercicio.
• Cobros: cuotas, pagos y cobro online por Mercado Pago.
• Estadísticas y reportes del gimnasio entero.
• Plan SaaS — vos pagás la suscripción de Rutina+ (no los entrenadores).

Si el gimnasio tiene una sola sede, igual usás esta misma cuenta — no necesitás tener sedes para arrancar.

02 Qué te diferencia del Sede Admin #

03 Acceso y primeros pasos #

3.1 Crear tu cuenta

En la pantalla de registro vas a ver tres opciones: Entrenador independiente, Equipo de entrenadores y Gimnasio. Elegí Gimnasio y después el plan. Completá:

• Nombre del gimnasio.
• Tu nombre (admin).
• Email + Contraseña (mín 8 caracteres) + confirmación.

Te llega un email de verificación. Si elegiste un plan pago, tenés 14 días de prueba gratis, que arrancan cuando verificás el mail (una prueba por cuenta). Al vencer, si no autorizaste el débito, pasás a Gym Free sin perder nada de lo cargado.

3.2 Login

Con tu email y contraseña. Si la olvidás, usá ¿Olvidaste tu contraseña? — te llega un link válido por 1 hora. Si tu gimnasio tiene marca propia, también entrás desde tu subdominio (mirá Tu marca).

3.3 Cambio obligatorio de contraseña

Si te crearon la cuenta con una contraseña temporal, la primera vez que entrás te lleva a una pantalla para cambiarla (mín 8 caracteres). No se puede saltear.

3.4 Banner de suscripción

Como Gym Admin sos vos quien paga el SaaS. Vas a ver un aviso permanente arriba que cambia según el estado:

Si quedás suspendido, la reactivás vos desde Plan y facturación con Reactivar suscripción (o Cambiar medio de pago, si el débito sigue autorizado). Mirá 25.5.

04 El menú lateral #

El menú está dividido en grupos:

Operación

• Dashboard — vista general del gimnasio.
• Asistencia — quién vino, quién no, socios "dormidos".
• Kiosco — link/QR de check-in + control de acceso (molinete).
• Clases: clases grupales con cupo y calendario. (Mirá §8.)

Personas

• Entrenadores — alta y gestión de tu staff.
• Clientes — alta y gestión de todos los clientes del gym.
• Actividad — qué hicieron los socios y cuándo. (Mirá §11.)
• Nutricionistas — invitar y administrar el acceso de tu nutricionista. (Desde Gym Pro. Mirá §12.)

Nutrición

• Planes — plantillas de planes de comidas del gimnasio.
• Asignados — socios con plan + su adherencia.
• Alimentos y Recetas — el catálogo nutricional del gym.

Cobros

• Socios — estado de cuota de cada cliente.
• Planes de socio — las cuotas que les cobrás. (Mirá §14.)
• Reportes — reporte de ingresos por membresías.
• Cobros MP: conectar tu Mercado Pago para cobrar online. (Mirá §15.)

Gestión

• Ejercicios — catálogo del gimnasio.
• Máquinas: cada máquina con sus ejercicios y su QR. (Mirá §17.)
• Sedes — alta y gestión de cada ubicación.

Análisis

• Estadísticas — analytics.

Cuenta

• Plan y facturación — tu suscripción a Rutina+.
• Ajustes: perfil del gimnasio, logo, cuotas, privacidad de datos médicos, app del entrenador, tamaño de letra y contraseña. (Mirá §26.)

El tema claro u oscuro se cambia desde Tema, en el pie del menú.

05 Dashboard #

Para qué sirve

Foto general del gimnasio. Podés filtrar por sede y por período.

Encabezado

• Selector de sede — "Todas las sedes" o una sede específica.
• Selector de período — hoy, semana, mes, trimestre, año o personalizado.
• Acciones rápidas: Agregar Cliente, Agregar Entrenador, Crear Sede, Ver Clientes.

Indicadores (4 tarjetas)

• Entrenadores — con aviso si estás cerca del límite del plan.
• Clientes activos.
• Asignaciones activas.
• Completitud — % con delta vs período anterior.

Card "Para resolver"

Lista de alertas urgentes (cuotas vencidas, sin rutina, etc.). Vacío: "Todo al día."

Card "Uso del plan"

• LÍMITES DEL PLAN: Entrenadores / Clientes / Sedes vs tope (barra verde si vas bien, naranja al 80%, rojo al 100%).
• ESTE MES: Asignaciones y Rutinas, que figuran como "Ilimitado" en todos los planes.

Card "Por sede"

Tabla con: Sede | Entrenadores | Clientes | Asignaciones | Completitud. Click en una sede filtra el dashboard.

Widgets premium según tu plan

06 Asistencia #

Para qué sirve

Saber quién viene al gym. Combinás frecuencia por socio + actividad reciente + alerta de "socios dormidos".

Encabezado

• Selector de período.
• Filtrar por sede — dropdown con todas tus sedes (o "Todas").
• Exportar CSV — descarga archivo con columnas socio, visitas, ultima_visita.

KPIs (2 tarjetas)

Visitas totales del período · Socios únicos.

Card "Frecuencia"

Tabla con Socio | Visitas | Última visita. Ordenable.

Card "Últimos check-ins"

Nombre, fecha/hora y fuente (Kiosco o App).

Card "Socios dormidos"

• Selector Días sin venir: 7 / 14 / 30 (default 14).
• Tabla: Socio | Última visita | Días sin venir.

07 Kiosco (check-in + control de acceso) #

Para qué sirve

Generar un link/QR para usar en la tablet de la entrada. Opcionalmente integrás un webhook con tu molinete y bloqueás socios con cuota vencida.

Cómo entra el socio

• En la tablet del kiosco: el kiosco pide "Ingresá tu código de socio o DNI". Si tu gimnasio tiene marca propia, el kiosco se ve con tu marca.
• Con su celular: en Kiosco tenés el bloque "QR de puerta" ("Escaneá este código con la app Rutina+…"). Dejalo a la vista en la entrada: el socio abre la app, toca Escanear QR de ingreso, apunta al código y su entrada queda registrada.

Estructura

Vas a ver hasta 3 secciones:

1. Kiosco del gimnasio — link general.
2. Control de acceso del gimnasio — webhook + secreto compartido.
3. Kioscos por sede — si tu plan tiene sedes, podés generar uno distinto por sede.

Card "Kiosco del gimnasio"

• Estado Activo (dot verde) si hay link.
• Input readonly con la URL.
• Botones: Generar link de kiosco, Copiar → "Copiado", Abrir kiosco, Revocar.
• Bloque del QR con Descargar (PNG) e Imprimir.

Al revocar te aparece la confirmación inline: "¿Revocar el kiosco? Las tablets que usen este link dejarán de registrar asistencia. Podés generar uno nuevo cuando quieras.". Botones Sí, revocar | Cancelar.

Card "Control de acceso (molinete/puerta)"

• Checkbox Habilitar control de acceso.
• URL del webhook.
• Checkbox Bloquear socios con cuota vencida.
• Secreto de firma (HMAC).
• Botones: Generar secreto / Regenerar, Guardar, Probar webhook.

Card "Kioscos por sede"

Dropdown para elegir sede. Para la sede elegida, las mismas cards (kiosco + control de acceso) específicas de esa sede.

08 Clases #

Para qué sirve

Gestión de clases grupales del gimnasio: spinning, funcional, yoga, crossfit, etc. Podés crear clases recurrentes (días fijos de la semana) o sesiones sueltas, definir cupo, asignar profe, y los socios se anotan desde la app o desde la web. Las sesiones llenas pasan a lista de espera.

Encabezado

Título "Clases", breadcrumb "Operación > Clases". Primary Nueva clase.

Dos secciones en pantalla

1. Tus clases — listado de todas las clases creadas (recurrentes y sueltas).
2. Calendario — vista Semana o Mes con todas las sesiones programadas.

Listado "Tus clases"

Por clase ves:

• Nombre de la clase (ej. "Spinning").
• Período: "jun–sep", "jun–sin fin", o "sin fin".
• Cupo y profe asignado (si lo tiene).
• Punto de color identificatorio.

Acciones por clase:

• Editar — abre el modal de edición con los horarios y sesiones sueltas.
• Archivar (en rojo) — la clase desaparece de las listas activas.

Modal "Nueva clase" / "Editar clase"

Campos:

• Nombre (obligatorio) — ej. "Spinning", "Yoga 18hs".
• Ubicación: dónde se da la clase. Aparece apenas tenés una sucursal y ofrece "Sede central" más cada una de tus sedes.
• Descripción (opcional).
• Cupo — número máximo de inscriptos por sesión.
• Duración (minutos).
• Color — selector visual con 8 colores predefinidos (verde, rojo, púrpura, azul, naranja, turquesa, rosa, marrón).
• Profe (opcional) — dropdown con los entrenadores del gym.

Toggle Recurrente / Suelta:

• Recurrente: elegís días de la semana (L, M, X, J, V, S, D), hora y rango de meses Desde / Hasta (podés dejar "Hasta" vacío para que sea sin fin).
• Suelta: una única sesión en una fecha y hora específica.

En el modal de Editar clase:

• Lista de horarios recurrentes ya creados, cada uno con botón 🗑 Quitar.
• Botón Agregar a la agenda para sumar más horarios recurrentes.
• Campo de fecha/hora + botón Crear para sumar sesiones sueltas extra.

Calendario

Encabezado del calendario:

• Toggle Semana / Mes.
• Filtro por sede, para ver solo las clases de una sede.
• Botones ← Anterior, Siguiente →, Hoy.
• Exportar PDF (ghost) — abre modal para descargar o enviar el calendario.

Vista Semana

Grilla días × horas (8–21 hs ajustable). Cada sesión muestra nombre, hora y X/Y (inscriptos vs cupo). Si está llena: "lleno" en rojo.

• Click en una sesión → abre Modal de inscriptos.
• Click en una franja horaria libre → abre Modal de clase puntual (crear sesión suelta en ese horario).

Vista Mes

Calendario 7 columnas (Lun–Dom). Cada día muestra hasta 3 sesiones; si hay más, aparece "+N más". Click en un día → abre el detalle de ese día, con todas sus sesiones y un botón para agregar una clase puntual.

Pie del calendario: "Tocá un día para ver el detalle o agregar una clase puntual."

Modal "Inscriptos"

Se abre al clickear una sesión en el calendario. Te muestra:

• Nombre y fecha/hora de la sesión.
• Lista de inscriptos con estado: Anotado o Lista de espera (si el cupo se llenó).
• Estado vacío: "Todavía no se anotó nadie."
• Botón Cancelar sesión (rojo, ghost): cancela esa sesión puntual sin tocar el resto de los horarios.

Modal "Exportar PDF"

Para mandar la agenda de clases:

• Descargar PDF — guarda el calendario en tu compu.
• Enviar — manda el PDF por mail (te pide destinatario).

Cómo se anotan los socios

Los socios se anotan desde la app o desde la web (Más → Clases), con Anotarme. Si la sesión tiene cupo libre quedan en estado Anotado; si está llena, pueden entrar a la Lista de espera: si se libera un lugar, entran solos y les llega el aviso.

Solo se pueden anotar los socios con la cuota al día, salvo que apagues Exigir membresía activa para anotarse a clases en Ajustes.

09 Entrenadores #

Encabezado

Buscador "Buscar entrenador…" · Toggle Ver activos / Ver archivados · Primary + Nuevo entrenador.

Tabla

Columnas: Entrenador | Especialidad | Estado | Alta | Último ingreso (cuándo entró por última vez) | Acciones.

Acciones por entrenador: Editar | Clientes | Desactivar / Activar | Archivar | Eliminar.

Modal "Nuevo entrenador"

• Nombre completo (obligatorio).
• Email (obligatorio).
• Especialidad (opcional) — ej. "Fuerza, Crossfit…".
• Biografía (opcional).
• Aviso: "Le enviaremos un email con sus datos de acceso."
• Cancelar | Crear entrenador.

Para sumarlo a una sede, entrá a esa sede y asignalo desde la card Entrenadores (mirá §22).

Diálogo "Archivar entrenador"

Si tiene clientes a cargo, te pide reasignarlos antes (a quién pasan).

10 Clientes #

Encabezado

Buscador "Buscar cliente…" · Toggle Ver activos / Ver archivados · Primary + Nuevo cliente.

Tabla

Columnas: Cliente | Entrenador | Sede | Estado | Alta | Fecha de baja | Acciones.

Acciones por cliente: Membresía | Asignar rutina | Editar | Desactivar / Activar | Archivar.

En la ficha de cada cliente tenés además Evolución por ejercicio: cómo vienen sus pesos y repeticiones en cada ejercicio.

Modal "Nuevo cliente"

• Nombre completo (obligatorio).
• DNI *: aparece, y es obligatorio, si tus socios entran con el DNI (mirá Socios con DNI).
• Email (opcional, pero recomendado).
• Teléfono (opcional).
• Entrenador (opcional) — dropdown.
• Sede (opcional) — "Sin sede (Gimnasio Principal)" o cualquiera de tus sedes.
• Notas (opcional).
• Aviso: "Si cargás un email, le enviamos al cliente un correo de bienvenida con sus datos de acceso."
• Cancelar | Crear cliente.

Si tenés más socios que el tope de tu plan

Si bajás a un plan con menos lugares, los socios más nuevos quedan bloqueados: no se les puede asignar ni editar rutina ni plan de nutrición. No se borra nada. Para decidir vos quién ocupa cada lugar tenés dos opciones:

• Usar un lugar para este alumno: lo desbloquea, si te queda un lugar libre.
• Intercambiar con…: lo desbloquea a cambio de bloquear a otro que elijas.

11 Actividad de los socios #

Para qué sirve

Ver qué hicieron los socios y cuándo, sin entrar uno por uno. Es la herramienta para detectar al socio que se está enfriando antes de que se dé de baja, complementando lo que ya te da Asistencia.

Dónde está

Menú lateral, grupo Personas → Actividad.

Qué muestra

• Título "Actividad de los alumnos" y un selector de rango de fechas.
• Por socio: Días entrenados, Ejercicios, Check-ins (los del kiosco) y Videos en el período.
• Click en un socio → su línea de tiempo con el detalle, movimiento por movimiento, con fecha y hora.
• Si en el período no hizo nada: "Sin actividad registrada". Si el gimnasio todavía no tiene socios: "Todavía no tenés alumnos".

Las columnas que no aplican aparecen como "no aplica" en vez de un cero engañoso.

12 Nutricionistas # Desde Gym Pro

Para qué sirve

Sumar un nutricionista al equipo del gimnasio con su propio usuario y su propio rol, sin darle acceso a la administración ni a los cobros. Arma los planes de comida, maneja el catálogo de alimentos y recetas, usa el generador con IA y sigue la adherencia de cada socio. Tus entrenadores siguen con el entrenamiento.

Dónde está

Menú lateral, grupo Personas → Nutricionistas. Si tu plan no lo incluye, el ítem no aparece.

Cómo se invita

1. Entrás a Personas → Nutricionistas.
2. Cargás su nombre y su email.
3. Le llega un mail con sus datos de acceso y entra con su propio usuario.

Qué ve el nutricionista

A todos los socios del gimnasio, y solo la parte de nutrición: planes, asignados, alimentos, recetas y seguimiento. No ve cobros, socios morosos, sedes, entrenadores, estadísticas del gimnasio ni tu suscripción. Tiene su propio manual: Manual del Nutricionista.

Disponibilidad por plan

13 Socios (membresías) #

Para qué sirve

Ver el estado de cuota de tus clientes (al día, por vencer, vencido, sin membresía) y registrar pagos. Está en el grupo Cobros del menú.

Encabezado

Buscador "Buscar socio…" · Planes de membresía → te lleva a configurar las cuotas (mirá §14).

KPIs (4 tarjetas)

Activos · Por vencer (7 días) · Vencidos · Ingresos del mes.

Filtros

• Por estado: Todos / Al día / Por vencer / Vencido / Sin membresía.
• Por sede: Todas / cada sede.

Tabla

Columnas: Socio | Plan | Estado | Vencimiento | Acciones.

Por socio: Ver (abre panel de membresía) · Registrar pago (deshabilitado si no tiene plan).

Panel de membresía del socio

Lo abrís con Ver en Socios o con Membresía en Clientes.

• Plan actual o "Sin plan asignado".
• Estado (píldora con color: 🟢 Al día / 🟠 Por vencer / 🔴 Vencido / ⚪ Sin membresía).
• Vencimiento + Precio.
• Botones: Registrar pago, Cambiar plan, Marcar al día.
• Historial de pagos con ✎ Editar y Anular pago.

Asignar plan

Si el socio no tiene plan, tocá Asignar plan y elegí uno de tus planes de socio. Tenés el campo Precio personalizado (pesos, opcional) para cobrarle a ese socio un precio distinto al del plan; si lo dejás vacío, paga el precio del plan.

Modal "Registrar pago"

• Método de pago (obligatorio): Efectivo / Transferencia / Tarjeta / Otro.
• Meses: de 1 a 12. Si te paga varios meses juntos, los registrás en un solo pago.
• Monto (pesos) — si lo dejás vacío usa el precio del plan. No acepta $0: para dejar a alguien al día sin cobrarle, usá Marcar al día.
• Fecha de pago (obligatoria, default hoy).
• Casilla "El alumno volvió después de un tiempo: el mes arranca el día del pago…": tildala cuando vuelve alguien que dejó de venir, así el mes nuevo se cuenta desde hoy y no desde su vencimiento viejo.
• Nota (opcional).
• Cancelar | Registrar pago.

Cómo se calcula el vencimiento

• El mes nuevo se cuenta desde el vencimiento, no desde el día que pagó: si vencía el 10 y paga el 13, el próximo vencimiento es el 10 del mes siguiente. La excepción es la casilla de arriba.
• Al socio le llega un comprobante por mail con cada pago registrado.
• Vos recibís todos los días a las 09:00 un resumen de cuotas como notificación push.

Anular un pago cargado por error

En el historial, tocá Anular pago. El pago no se borra: queda anulado en el historial y el vencimiento del socio vuelve a donde estaba antes de ese pago.

14 Planes de socio (membresías) #

Para qué sirve

Definir las cuotas que ofrecés a tus socios (precio + ciclo). Está en el menú Cobros → Planes de socio. Lo que crees acá lo asigna después cualquier admin (vos o un Sede Admin) en la sección Socios.

Encabezado

Volver a socios · Primary + Nuevo plan.

Tabla

Plan | Precio | Ciclo | Estado (Activo / Inactivo) | Acciones (Editar / Eliminar).

Modal "Nuevo plan"

• Nombre (obligatorio) — ej. "Mensual full".
• Precio (pesos) (obligatorio, ≥0).
• Ciclo de facturación: cada cuánto se cobra (Mensual / Trimestral / Semestral / Anual).
• Cancelar | Crear plan.

Modal "Eliminar plan"

"¿Eliminar [Nombre]? Los socios con este plan dejarán de tenerlo asignado." Cancelar | Danger Eliminar.

15 Cobros MP (cobro online con Mercado Pago) #

Para qué sirve

Conectar tu cuenta de Mercado Pago al gimnasio para que tus socios puedan pagar las cuotas online. Vos generás un link de pago para cada socio y se lo mandás por WhatsApp, email o se lo notifica la app si lo tienen.

Dónde se gestiona

Tiene pantalla propia: menú lateral, grupo Cobros → Cobros MP (la pantalla se llama "Cobros"). Ahí está la tarjeta "Cobrar con Mercado Pago". Desde Socios también llegás con el link "Conectá Mercado Pago para cobrar online" o, si ya está conectada, "Cobrás con Mercado Pago · Gestionar".

15.1 Conectar tu cuenta de Mercado Pago

1. Entrá a Cobros → Cobros MP.
2. En la tarjeta "Cobrar con Mercado Pago", tocá Conectar Mercado Pago.
3. Entrás a tu cuenta de Mercado Pago y autorizás la conexión.
4. Volvés al gimnasio con la cuenta vinculada. Se hace una sola vez.

15.2 Cuando ya está conectada

• Badge verde: ✓ Conectada.
• CUENTA VINCULADA: tu email o ID de Mercado Pago.
• Botón Desconectar (ghost): desvincula la cuenta. Después de desconectar, no podés generar nuevos links de pago hasta volver a conectar.
• Si la conexión con Mercado Pago vence, la pantalla te avisa que tenés que volver a conectar: tocá el botón y repetí la autorización.

15.3 Sección expandible "¿Cómo funciona el cobro con MercadoPago?"

Tiene tres pasos numerados:

1. Conectás tu cuenta con el botón de arriba.
2. Generás un link de pago para cada socio desde su fila en la tabla.
3. La plata entra directo a tu cuenta de MercadoPago (no a una cuenta de Rutina+).

Aclaraciones:

• Rutina+ no te cobra ninguna comisión por el servicio.
• Lo único que se descuenta es la comisión de MercadoPago (la misma que paga cualquier cuenta MP por cada transacción).
• Para pasar la plata al banco usás la app de MercadoPago como siempre (a tu CBU/CVU).

15.4 Generar un link de pago para un socio

En la tabla de Socios, en la columna de acciones de cada socio:

Si todavía no generaste un link

• Botón Primary Generar link de pago (con logo MP). Solo aparece si tenés MP conectada Y el socio tiene un plan asignado.
• Si Mercado Pago no está conectado, no aparece el botón: conectalo primero en Cobros MP.

Después de generar el link

• Campo de texto en solo lectura con la URL del pago (clickear lo selecciona).
• Copiar → pasa a ¡Copiado! con fondo verde por 1.8 s.
• WhatsApp — abre wa.me con el mensaje y el link listo para mandar al socio.
• Email — abre tu cliente de mail con el link.
• Cancelar link (ghost rojo) — invalida el link; el socio ya no puede pagar con ese enlace.

Nota informativa: "Si tu socio/alumno tiene la app, ya le llegó la notificación."

15.5 ¿Qué ve el socio?

Cuando le mandás el link, el socio entra y ve la pantalla de pago de MercadoPago con el monto exacto de la cuota. Paga con cualquier medio (tarjeta, débito, billetera MP, etc.) y vos:

• Recibís la plata en tu cuenta de MercadoPago.
• El estado de la membresía del socio pasa automáticamente a Al día en Rutina+.
• El pago queda registrado en el Historial de pagos del panel de membresía del socio, marcado como "Tarjeta — MercadoPago".

15.6 ¿Cómo lo prendo y lo apago?

El cobro online se activa solo al conectar la cuenta en Cobros MP. Para apagarlo, tocá Desconectar en esa misma pantalla: los botones de Generar link de pago desaparecen y los socios ya no pueden pagar online hasta que vuelvas a conectar.

El switch que sí está en Ajustes es otro: Recordatorios de cuota automáticos. Con Mercado Pago conectado, esos recordatorios le llevan al socio el link para pagar (mirá Ajustes).

15.7 Diferencia con el débito automático de Rutina+

• El débito automático con MercadoPago de la sección 25.2 es para que MercadoPago te cobre a vos, el gimnasio, la suscripción del SaaS.
• El cobro online a socios de esta sección es para que los socios del gimnasio te paguen a vos sus cuotas mensuales.
• Son dos cosas distintas y se configuran en lugares distintos: el SaaS en Plan y facturación, este en Cobros MP.

16 Ejercicios #

Para qué sirve

Catálogo del gimnasio que los entrenadores usan para armar rutinas. Mezcla los Globales del sistema con los Tuyos (creados por el gimnasio).

Encabezado

Buscador "Buscar ejercicio…" · Primary + Nuevo ejercicio.

Tabla

Columnas: Ejercicio | Grupo muscular | Origen (badge Global azul / Tuyo verde) | Acciones.

Para tus ejercicios: botón Eliminar. Para Globales: solo texto "global".

Botón "Ficha": link y QR de un ejercicio

Cada ejercicio tiene el botón Ficha. Desde ahí tocás Copiar link para mandarlo por WhatsApp, o sacás su QR para pegarlo donde se hace ese ejercicio. El socio lo abre y ve cómo se hace, sin instalar nada. Si querés un QR que junte todos los ejercicios de una máquina, usá Máquinas.

Modal "Nuevo ejercicio"

• Nombre (obligatorio).
• Grupo muscular: Pecho / Espalda / Hombros / Bíceps / Tríceps / Piernas / Glúteos / Core / Cuerpo completo / Otro.
• Descripción.
• URL de video.
• Notas (opcional).
• Cancelar | Crear ejercicio.

17 Máquinas con QR Nuevo #

Para qué sirve

Armás cada máquina del gimnasio con los ejercicios que se hacen en ella e imprimís su QR. Lo pegás en la máquina: el socio lo escanea con la cámara del celular y ve cómo se hace cada ejercicio en una página pública, sin iniciar sesión y sin instalar nada.

Dónde está

Menú lateral, grupo Gestión → Máquinas. El Sede Admin no tiene este ítem: las máquinas las manejás vos.

Crear una máquina

1. Entrá a Gestión → Máquinas.
2. Tocá + Nueva máquina para armarla vos (también podés sumar máquinas con Agregar del catálogo).
3. Ponele nombre.
4. En "Buscar ejercicio…" buscá cada ejercicio del catálogo y tocalo para sumarlo. Entran hasta 30 por máquina.
5. Tocá Crear máquina. Ya aparece en tu lista.

Imprimir el QR

1. En la fila de la máquina, abrí el menú de tres puntos ("Más acciones de …").
2. Tocá Imprimir QR.
3. Elegí si querés 1 o 4 por hoja.
4. Tocá Imprimir.

Otras acciones del menú

• Editar: cambiar el nombre o los ejercicios.
• Ver página pública: lo mismo que ve el socio al escanear.
• Desactivar / Activar: la sacás de circulación sin perderla.
• Borrar máquina.

18 Nutrición del gimnasio #

Para qué sirve

El gimnasio tiene su propio módulo de nutrición: planes de comida, catálogo de alimentos y recetas, lista de compras y seguimiento de adherencia por socio. Lo usan tus entrenadores y, si lo sumaste, el nutricionista. Tus socios ven su plan en la app y también en la web (Más → Nutrición).

Dónde está

Menú lateral, grupo Nutrición, con cuatro sub-secciones:

• Planes — plantillas de planes de comidas del gimnasio.
• Asignados — socios con plan + su adherencia.
• Alimentos — el catálogo nutricional del gym.
• Recetas — combinaciones reutilizables de alimentos.

Un detalle de alcance

19 IA: rutinas y planes de nutrición #

Para qué sirve

Tus entrenadores (y tu nutricionista) pueden pedirle a la IA un borrador de rutina o de plan de comidas a partir de un brief corto. La IA usa ejercicios, alimentos y recetas reales del catálogo del gimnasio: no inventa nada.

Qué te toca a vos como Gym Admin

• Elegir el plan, que es lo que define el cupo mensual de todo el gimnasio.
• Saber que el cupo es compartido: si un entrenador genera mucho, se lo come del pozo común.
• Decidir quién ve los datos médicos de tus socios, en Ajustes → Privacidad de datos médicos.

Cupos mensuales

Cada generador tiene su propio contador: gastar rutinas con IA no le saca planes de comida al gimnasio. Los cupos se renuevan el primer día de cada mes y solo cuentan las generaciones exitosas.

Datos del socio y privacidad

• Rutinas: al generar una rutina para un socio aparece la casilla "Enviar las lesiones y condiciones médicas del cliente a la IA". Viene tildada y muestra un aviso. Si el entrenador la destilda, la rutina se genera sin esos datos.
• Planes de comida: las alergias se envían siempre, porque sin ellas el plan podría incluir algo que le hace mal al socio. Para las lesiones y condiciones médicas está la casilla "Enviar también lesiones y condiciones médicas".
• Lo que la IA escribe y después ve el socio se limpia de datos médicos. Si aparece alguno, la app lo saca y avisa "Se sacó de … porque menciona datos médicos del alumno".

20 Mensajería del gimnasio #

Para qué sirve

Tus entrenadores pueden hablar con cada socio por un chat privado uno a uno dentro de Rutina+, sin dar su número personal. Desde Gym Ultra, además, se pueden mandar videos de hasta 60 segundos para corregir técnica. El chat también acepta fotos, que no gastan el cupo de videos.

Los socios chatean desde la app. En la web del socio el chat aparece solo si tu marca lo tiene habilitado (mirá Tu marca).

Disponibilidad por plan

El cupo de videos es del gimnasio y se comparte entre todos los entrenadores. Los videos se borran solos a los 60 días.

Moderación

Cualquiera de las dos partes puede reportar un mensaje desde la conversación, eligiendo un motivo (Contenido ofensivo, Me está acosando, Contenido sexual, Spam o publicidad u Otro motivo). Lo revisa el equipo de Rutina+ y la otra persona no se entera de quién lo reportó.

También puede bloquear la conversación. El bloqueo corta la mensajería al instante y no corta el entrenamiento: la rutina, el progreso y las clases del socio siguen funcionando igual. Es reversible.

21 Sedes (lista) #

Para qué sirve

Gestionar las ubicaciones físicas de tu gimnasio.

Encabezado

Buscador "Buscar sede…" · Primary + Nueva sede.

Tabla

Nombre | Dirección | Teléfono | Estado (Activa / Inactiva) | Miembros | Acciones.

Acciones por sede: Ver | Editar | Desactivar | Eliminar (rojo).

Modal "Nueva sede"

• Nombre (obligatorio).
• Dirección (opcional).
• Teléfono (opcional).
• Cancelar | Crear sede.

Modal "Eliminar sede"

• "¿Eliminar [nombre] definitivamente?"
• Si la sede tiene miembros: "Esta sede tiene X entrenador(es) y Y cliente(s) asignados. Al eliminarla se perderán todas las asignaciones."
• "Esta acción no se puede deshacer."
• Cancelar | Danger Eliminar definitivamente.

22 Detalle de una sede #

Para qué sirve

Asignar el admin, los entrenadores y los clientes de una sede.

Card "Logo de la sede"

Subí, cambiá o eliminá el logo (aparece en los PDFs y la app de los clientes asociados).

Card "Admin de Sede"

Lista de los administradores de esa sede. + Asignar abre un modal. Por admin: Quitar (rojo).

Modal "Asignar admin de sede" (2 pestañas)

Pestaña 1 — Usuario existente: dropdown con usuarios disponibles del gimnasio. Si no hay: "No hay usuarios disponibles. Usá la pestaña 'Crear nuevo'.". Botones Cancelar | Asignar.

Pestaña 2 — Crear nuevo:

• Nombre (obligatorio).
• Email (obligatorio).
• Aviso: "Se generará una contraseña automáticamente y se enviará al email del usuario."
• Cancelar | Crear y asignar.

Diálogo "Quitar admin"

Tres opciones (radio):

1. Eliminar permanentemente — "El usuario no podrá iniciar sesión. La sede queda sin admin."
2. Convertir a Entrenador — "Pasa a la lista de entrenadores sin sede asignada."
3. Reasignar a otra sede como Admin — mantiene el rol pero pasa a administrar otra sede. Aparece dropdown para elegir la sede destino.

Cancelar | Confirmar.

Card "Entrenadores"

Lista de entrenadores asignados a la sede. + Asignar abre modal con los entrenadores del gimnasio que aún no están en esta sede. Por entrenador: Quitar — modal te pide reasignar sus clientes a otro entrenador de la sede.

Card "Clientes"

Lista de clientes asignados. + Asignar abre modal con clientes disponibles. Por cliente: dropdown para reasignar entrenador + botón Quitar.

23 Estadísticas #

Para qué sirve

Dashboard analítico del gimnasio. Cada widget se desbloquea según tu plan; los bloqueados se muestran con candado y un botón Mejorar plan.

Encabezado

Selector de período · Filtro por sede (si tenés sedes).

Widgets del gimnasio

Qué widgets trae cada plan: mirá §25.

24 Reportes #

Para qué sirve

Reporte de ingresos por membresías (cuotas cobradas) del gimnasio.

Encabezado

• Selector de período.
• Filtro por sede.
• Exportar CSV — archivo con columnas fecha, socio, plan, método, monto.
• Exportar PDF — reporte visual completo.

KPIs (4 tarjetas)

Total cobrado · Pagos · Ticket promedio · Socios nuevos.

Cards

• Por método de pago: barras con Efectivo, Transferencia, Tarjeta, Otro.
• Por plan: filas con cantidad y monto.
• Resumen operativo: Completitud del período, Socios activos, Vencidos, Morosidad.
• Detalle de pagos: tabla Fecha | Socio | Plan | Método | Monto.

25 Plan y facturación del gimnasio #

Para qué sirve

Acá manejás tu suscripción al producto Rutina+ (el SaaS del gimnasio): plan actual, cambio de plan, débito automático con MercadoPago, cancelación e historial de pagos.

25.1 Los 5 planes Gym y sus precios

Hay 5 planes para gimnasios. El cobro es mensual, en pesos argentinos con IVA incluido, y se renueva automáticamente. No hay compromiso anual.

Cupos mensuales de IA y de video

Los cupos son del gimnasio: se comparten entre todos tus entrenadores y se renuevan el primer día de cada mes. Cada generador tiene su propio contador.

Dashboard del gimnasio

Estadísticas del gimnasio

Los demás widgets (Más completados, Más salteados y la adherencia nutricional) siguen la misma regla: si tu plan no los incluye, los ves con candado y el botón Mejorar plan.

Acciones

Nutrición

IA

Lo que ven los entrenadores empleados de tu gimnasio

25.2 Cómo funciona el cobro (débito automático con MercadoPago)

1. Elegís un plan pago desde la sección Plan. (Si lo elegiste al registrarte, la prueba de 14 días arrancó cuando verificaste el mail.)
2. Tenés dos caminos:
   • Probar 14 días gratis — el plan completo por dos semanas, sin tarjeta, sin datos de pago y sin renovación automática. Te avisamos por mail 3 días antes de que se termine, y sobre el final te aparece Pagar ahora. Si no seguís, tu cuenta pasa sola al plan Gym Free: no se bloquea ni se borra nada de lo que cargaste. Una prueba por cuenta.
   • Cambiar a este plan / Activar pago mensual — vas directo a Mercado Pago.
3. En MercadoPago vinculás tu tarjeta una sola vez.
4. A partir de ese momento MercadoPago te cobra automáticamente cada mes.
5. Si un cobro falla, el aviso superior te informa. Si se acumulan fallas, tu cuenta queda suspendida hasta que regularices.

25.3 Cómo cancelar la suscripción (en un click)

1. En la card "TU SUSCRIPCIÓN", tocá Danger ✕ Cancelar suscripción.
2. Diálogo: "Tu plan [planName] va a seguir activo hasta el [fechaFinPeriodo] (fin del período pagado). Después pasás automáticamente al plan Free. No se cobra más después de esa fecha."
3. Confirmá con Sí, cancelar plan.
4. Mantenés el plan hasta el vencimiento, después pasás a Gym Free.
5. En la card aparece ⚠ "Cancelación programada para el [fecha]".

25.4 Card "TU SUSCRIPCIÓN"

• Plan · Estado (En trial / Activo / Suspendido / Vencido / Cancelado) · Precio.
• Próximo cobro (si tenés débito automático).
• Último pago + estado (Aprobado / Rechazado / Pendiente / Reintegrado / Cancelado).
• Botones: 🧾 Ver historial de pagos y ✕ Cancelar suscripción.

25.5 Si tu suscripción está Suspendida

Tocá Reactivar suscripción: te lleva a Mercado Pago para regularizar. Si el débito automático sigue autorizado y el problema es la tarjeta, usá Cambiar medio de pago.

25.6 Planes disponibles y ventanas

Cada plan muestra: nombre + precio, badge "Tu plan actual" si corresponde, límites y hasta 5 funciones con ✓.

Ventana "Cambiar plan"

• Resumen del plan elegido.
• ¿Cuándo aplicar el cambio?
  • 🔵 Cambiar en mi próxima renovación — sin cargo ahora.
  • 🟠 Cambiar ahora — puede haber ajuste de cobro o reembolso.
• Si es downgrade: aviso 🟠 "Este plan tiene un límite menor. Se desactivarán hasta X cliente(s) extras al aplicar el cambio." Cómo elegir quién queda: mirá §10.
• Cancelar | Confirmar cambio.

26 Ajustes #

Menú lateral, grupo Cuenta → Ajustes.

Card "Logo del Gimnasio Principal"

Si una sede no tiene su propio logo, se muestra este. Si tampoco hay uno, se usa el logo por defecto de Rutina+.

Card "Perfil del gimnasio"

• Nombre del gimnasio (interno).
• Nombre comercial (obligatorio) — el que ven los clientes.
• Teléfono (opcional).
• Dirección (opcional).
• Días de gracia para cuotas vencidas (0–30): cuántos días sigue entrando un socio con la cuota vencida.
• Exigir membresía activa para anotarse a clases: prendido, solo se anotan a las clases los socios con la cuota al día. Apagado, se anota cualquiera.
• Guardar cambios → "✓ Guardado".

Card "App del entrenador"

Switch "Los entrenadores pueden usar la app":

• Prendido: tus entrenadores trabajan desde la web y desde la app del celular.
• Apagado: solo pueden entrar desde la web. Si abren la app, les avisa que su cuenta usa Rutina+ desde la web.

Para volver a permitirla, tocá el switch de nuevo.

Card "Tu plan"

• Plan actual + badge de estado.
• Barras de uso: Entrenadores, Clientes, Sedes.
• Este mes: Asignaciones y Rutinas.
• Colores: verde si vas bien, naranja al 80%, rojo al 100%.

Card "Cuotas": recordatorios automáticos

Switch "Recordatorios de cuota automáticos": prendido, al socio le llega un aviso antes de que se le venza la cuota. Si tenés Mercado Pago conectado en Cobros MP, el aviso le lleva el link para pagar online.

Card "Privacidad de datos médicos"

Decidís quién ve las lesiones y condiciones médicas de tus socios: solo el entrenador asignado a cada socio, o todos los entrenadores del gimnasio.

Tamaño de letra

Agrandás o achicás la letra de la web si te cuesta leer.

Card "Dashboard"

Toggle "Mostrar alertas en el dashboard" — silenciás el aviso superior con clientes inactivos, etc. Preferencia por dispositivo.

Card "Cambiar contraseña"

• Contraseña actual (obligatoria).
• Nueva contraseña (obligatoria, mín 8).
• Confirmar nueva contraseña — debe coincidir.
• Cambiar contraseña → "✓ Actualizada".

27 Tu marca (marca blanca) Nuevo #

Qué es

Tus socios usan Rutina+ con el nombre, el logo y los colores de tu gimnasio, en una dirección propia. Es un servicio que configura Rutina+ a pedido: no hay una pantalla para hacerlo vos. Para pedirlo, escribinos a hola@rutinamas.com.ar.

Qué incluye

• Subdominio propio, del estilo tugym.rutinamas.com.ar, con un login exclusivo de tu gimnasio y el pie "Con tecnología de Rutina+".
• Tu imagen: logo para fondo claro y para fondo oscuro, colores, fuente, Título del login y Frase del login.
• Acceso de los socios: elegís cómo entran. Email (mail y contraseña), Solo DNI, o DNI con código por mail. Mirá Socios con DNI.
• Chat en la web del alumno: si lo pedís, tus socios también chatean con su entrenador desde la web, no solo desde la app.
• Funciones por marca: cada una puede quedar Según el plan, Prendida o Apagada. Son Agenda, Clases grupales, Máquinas, Planes de nutrición, Nutricionista, Cobros a alumnos y Estadísticas. Sirve para esconder lo que tu gimnasio no usa.

Qué ven tus socios

• Entran por tu subdominio y ven tu logo y tus colores desde el login.
• Los mails de alta y de cambio de contraseña les llegan con tu marca.
• Los PDF salen con tu marca.
• Los QR de máquinas y ejercicios apuntan a tu subdominio.
• Las apps toman tu marca, y el kiosco de la entrada también se ve con tu marca.

28 Socios con DNI Nuevo #

Para qué sirve

Que tus socios entren con su DNI en vez de mail y contraseña. Se activa con tu marca, en Acceso de los socios (mirá Tu marca): Solo DNI, o DNI con código por mail si querés que además les llegue un código para confirmar.

Qué cambia en tu panel

• El alta de un cliente muestra el campo DNI * (mirá Clientes).
• En la ficha del socio el DNI se puede editar, por si lo cargaste mal.
• El kiosco pide "Ingresá tu código de socio o DNI".

Qué ve el socio

• En la web, el login dice "Entrá con tu DNI." Pone su DNI sin puntos.
• En la app toca Entrar con DNI.
• Si entra solo con el DNI, no tiene contraseña: no necesita ¿Olvidaste tu contraseña?.

29 Las apps móviles #

Son dos apps distintas

Se entra con el mismo mail y la misma contraseña de la webapp: no hay que crear nada aparte. Si tus socios entran con el DNI, en la app usan Entrar con DNI (mirá Socios con DNI). Vos, como Gym Admin, administrás desde la webapp.

La app de tus entrenadores

Mientras está en prueba, tus entrenadores trabajan desde la web. Si querés que solo usen la web aunque tengan la app, apagá el switch de la card App del entrenador en Ajustes.

Con tu marca

Si tu gimnasio tiene marca propia, las apps también toman tu marca (mirá Tu marca).

Tema claro y oscuro

Tanto la webapp como las apps tienen modo claro y modo oscuro. En la web se cambia desde Tema, en el pie del menú; en la app del socio, desde su Perfil.

30 La app de tus socios Nuevo #

Lo esencial de lo que hace un socio en la app Rutina+, para que lo puedas explicar en el mostrador. Cada tema tiene su tutorial: mandáselo por WhatsApp a quien te pregunte.

Entrar

Con el mail y la contraseña que le llegaron al darlo de alta, o con su DNI sin puntos si tu gimnasio usa DNI. Si está en dos gimnasios, elige a cuál entrar. Si se olvidó la contraseña: ¿Olvidaste tu contraseña? → Enviar link (el link dura 1 hora).

Entrenar

En Ejercicios de hoy ve su rutina y el video de cada ejercicio. Con Cargar lo que hice anota peso y repeticiones de cada serie, y con Iniciar corre el temporizador del descanso. Anda sin señal y sincroniza sola cuando vuelve la conexión.

Clases y QR

Se anota en Más → Clases con Anotarme (y libera el lugar con Cancelar mi lugar). Si la clase dice Completa, puede quedar en Lista de espera. El QR de una máquina lo escanea con la cámara del celular, sin instalar nada; el QR de la puerta, desde la app con Escanear QR de ingreso.

Nutrición

En la app, en Nutrición: su plan de comidas, La cumplí para marcar cada comida y la lista de compras. En la web, en Más → Nutrición.

Perfil, mensajes y cuenta

En su Perfil cambia sus datos, el tema y el tamaño de letra. Le escribe a su entrenador desde Mensajes. Para borrar su cuenta: Perfil → Eliminar mi cuenta, con su contraseña; tiene 30 días para arrepentirse (si vuelve a entrar, se cancela). No se hace desde la web. Si entra con DNI y no tiene contraseña, que escriba a hola@rutinamas.com.ar.

31 Glosario rápido #